Aspetti ritenuti critici in tema di trasmissione telematica di fatture tramite sistema EDI 06

Domanda: Conservazione sostitutiva delle fatture passive ricevute in formato strutturato tramite strumenti telematici.

  Risposta: Le fatture di vendita (attive) e di acquisto (passive), come del resto molti altri documenti amministrativi che quotidianamente le aziende si scambiano, quali ordini, conferma d’ordine, avviso di spedizione, documento di trasporto, eccetera, possono essere  classificate a secondo del loro formato, della loro modalità di consegna, e della loro modalità di conservazione.

Qualora infatti vengano emesse o si ricevano fatture tramite l’impiego di sistemi telematici, la fattura potrà assumere una forma “strutturata o elaborabile”, oppure “destrutturata o visua-lizzabile”. Mentre le fatture “strutturate” (comunemente denominate EDI) sono tese ad automatizzare il colloquio tra i sistemi ERP  e quindi sono basate  su sistemi di trasmissione di dati commerciali ed ammini-strativi che utilizzando reti di trasmissione telematica consento-no di scambiare automaticamente tra due applicazioni informatiche messaggi strutturati mediante una norma concordata (per esempio in formato TXT oppure XML), le fatture “destrutturate” sono  le più semplici soluzioni basate sulla trasmissione del documento fattura inteso come immagine in formato PDF  oppure in formato TIFF . Con riguardo invece alla loro modalità di consegna, le fatture possono essere, oltre che spedite o consegnate tramite il servizio postale, anche trasmesse telematicamente tramite sistemi compute-rizzati , tramite il servizio di posta elettronica , e tramite VAN    in grado di assicurare lo scambio di messaggi strutturati secondo tracciati standard internazionali ed in grado di garantire lo scambio automatico tra due applicazioni informatiche di dati ed informazioni riferibili non solo alle fatture, ma ad ogni altro documento  amministrativo e tributario. Va altresì evidenziato che le suddette modalità di trasmissione  telematica delle fatture sono ammesse purchè vengano assicurate  entrambe le seguenti garanzie: 1-“i dati relativi alle operazioni rilevanti ai fini dell’iva sia-no materializzati in documenti aventi lo stesso contenuto per l’emittente e per il ricevente ”; 2-l’esemplare della fattura dell’emittente e del destinatario do-vrà avere lo stesso contenuto, mentre  non necessariamente dovrà avere la stessa forma e la stessa disposizione dei dati: ”l’esem-plare della fattura destinato al committente del servizio (…) deve avere lo stesso contenuto dell’esemplare dell’emittente, potendo-sene discostare, per esigenze tecniche, nella forma e nella dispo-sizione dei dati” . Con riferimento invece alla loro conservazione, oltre alla  sem-plice conservazione su solo supporto cartaceo, con l’emanazione del DMEF del  23/1/2004 e del D.Lgs. 20 febbraio 2004 n.52 che è intervenuto a modificare gli articoli 21, 39 e 52 del DPR 633/72, è ammessa anche una loro conservazione in solo formato digitale tramite il processo di conservazione sostitutiva, che varia a se-condo se il documento da conservare è una fattura elettronica  op-pure una semplice fattura trasmessa tramite strumento telematico. Per queste ultime infatti, non trattandosi di fatture elettroniche ma di semplici fatture trasmesse tramite strumenti telematici, una volta emesse o ricevute dovranno essere “materializzate”, ovvero stampate su carta sia dall’emittente che dal destinatario (da qui la loro denominazione di “fatture cartacee trasmesse con strumenti telematici”) e solo successivamente potranno essere conservate in solo formato digitale sia ai fini civili  che fiscali . Il proces-so da seguire al fine di addivenire ad una loro  corretta conser-vazione sostitutiva, è riportato all’art.4 del DMEF 23 gennaio 2004  e  nella Circolare dell’Agenzia delle Entrate n.36 del 6 di-cembre 2006, e richiede una scansione del documento cartaceo, tra-mite l’impiego di scanner, con produzione di immagine digitale. Su questo particolare punto, ovvero sulla modalità operativa da adottare nella conservazione sostitutiva delle “fatture cartacee trasmesse con strumenti telematici”, la Risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n.158 del 15 giugno 2009 è intervenuta ribadendo nuovamente un concetto già espresso in passato ed introducendo una rilevante novità : 1-è stato riconfermato l’obbligo, una volta trasmesse le fatture tramite strumenti telematici, di materializzare (stampare) le sud-dette fatture sia da parte dell’emittente che del destinatario, proprio perché non si tratta di fatture elettroniche (ovvero documenti informatici aventi la forma di documenti statici e non modificabili ed emessi con l’apposizione della firma digitale e del riferimento temporale), ma di semplici “documenti creati con strumenti elettronici non aventi le caratteristiche dei documenti informatici”  ;

2-l’acquisizione dell’immagine del documento da conservare in sola modalità sostitutiva, oltre che essere ottenuta tramite l’ausilio di uno scanner, potrà anche essere prodotta impiegando altre moda-lità procedurali, proprio perché l’art. 4 del DMEF prevede che il processo di conservazione sostitutiva di documenti analogici “av-viene mediante memorizzazione della relativa immagine”, e la sud-detta Risoluzione n.158/E ha rilevato come “Le trascritte disposi-zioni con specificano con quale sistema debba avvenire l’acquisizione dell’immagine, tale modalità, dunque, deve conside-rarsi libera e non soggetta a specifiche regole”  .

La stessa Risoluzione n.158/E continua riportando testualmente che :“Proiettando i principi testé enunciati alla fattispecie rappre-sentata dall’istante, se ne ricava che, ferma restando la necessi-tà della materializzazione su supporto fisico dei documenti rile-vanti ai fini delle disposizioni tributarie, formati tramite stru-menti informatici, ma non aventi, fin dall’origine i requisiti dei documenti informatici, per la loro conservazione si potrà procede-re all’acquisizione della relativa immagine tramite il processo di generazione dello spool (o rappresentazione grafica) di stampa, a condizione che l’immagine così acquisita rispecchi in maniera, fe-dele, corretta e veritiera il contenuto rappresentativo del docu-mento. Come precisato, è indispensabile che l’immagine sia memorizzata su di un supporto di cui sia assicurata la leggibilità nel tempo, con garanzia dell’ordine cronologico e senza soluzioni di continuità. Peraltro, fin dal momento della memorizzazione dovranno essere ga-rantire le funzioni di ricerca ed estrazione secondo i menzionati indici”. L’immagine del documento da conservare in sola modalità sostituti-va, in sostanza, oltre che essere prodotto partendo dal documento cartaceo tramite il processo di scansione, potrà anche essere ge-nerato partendo da “documenti creati con strumenti elettronici non aventi le  caratteristiche dei documenti informatici”, vale a dire quei particolari documenti elettronici  che pur essendo in formato digitale sono carenti delle garanzie richiesti per essere definiti “documenti informatici”, come per esempio la forma di documenti statici e non modificabili, e la loro cristallizzazione con l’apposizione della firma digitale e del riferimento temporale nella fase della loro emissione. A mero titolo esemplificativo, ma non esaustivo,  sono “documenti creati con strumenti elettronici non aventi le  caratteristiche dei documenti informatici” gli “spool ” (esempio riportato anche nella Risoluzione n.158/E), gli “spool di stampa ”, ma anche qual-siasi flusso elettronico strutturato contenente dati ed informa-zioni purchè basati su una sintassi  che ne consenta una loro lo-gica aggregazione e leggibile visualizzazione, come appunto i flussi EDI delle fatture passive in formato txt oppure xml. Si ritiene quindi ammissibile, da parte di aziende che ricevono telematicamente in formato strutturato fatture cartacee (perché prive delle garanzie richieste per i documenti informatici), tra-mite l’impiego di VAN in grado di garantire lo scambio di messaggi strutturati secondo tracciati standard concordati, adottare la se-guente modalità procedurale nella loro conservazione sostitutiva: 1°- contestualmente alla ricezione del flusso EDI, stampa su sup-porto cartaceo dei dati e delle informazioni contenute in fattura; 2°- aggregazione dei dati e delle informazioni contenute nel flus-so strutturato ricevuto, con produzione di una immagine digitale statica e non modificabile della fattura da inviare in conserva-zione sostitutiva (senza quindi più necessità di una loro scansio-ne), tenendo ben presente che l’immagine digitale della fattura da inviare in conservazione sostitutiva dovrà assicurare entrambe le seguenti garanzie: a-la presenza e la perfetta rappresentazione degli elementi essen-ziali della fattura, indicati nell’art.21 secondo comma del D.P.R. n.633 del 26 ottobre 1972 (data, numero in ordine progressivo per anno solare, Partita IVA dell’emittente, denominazione o ragione sociale, eccetera) e nell’art.2250 del Codice Civile (l’ufficio del registro delle imprese e il numero d’iscrizione per le società soggette all’obbligo dell’iscrizione, il capitale nelle spa, sapa e srl, eccetera); b- “l’immagine rispecchi in maniera fedele, corretta e veritiera i dati, i fatti e gli atti che il documento rappresenta” , il che significa che l’immagine digitale della fattura generata aggregan-do i relativi dati, non dovrà essere necessariamente identica a quella stampata su carta, mentre dovrà sicuramente riportare gli stessi dati contenuti nel flusso strutturato ricevuto e gli stessi dati rappresentati sulla fattura cartacea; 3°- sottoporre l’immagine digitale delle fatture al processo di conservazione sostitutiva, così come riportato all’art.4 del DMEF del 23 gennaio 2004 e nella Circolare dell’Agenzia delle Entrate n.36 del 6 dicembre 2006; 4°- ultimato il processo di conservazione sostitutiva, procedere alla macerazione delle fatture cartacee.

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6  I sistemi EDI (Electronic Data  Interchange) sono modalità di  trasmissione che scam-biano automaticamente i dati tra due applicazioni informatiche (Application-to-Application), secondo tracciati standard internazionali (UN/EDIFACT, ANSI.X12, ODETTE, IDOC-SAP, METEL, eccetera) utilizzando reti di trasmissione private messe a disposizione dai VAN (Value Added Network), oppure soluzioni WEB-EDI con tecnologie di trasmissione web-based che utilizzano piattaforme messe a disposizione dai VAN-SP (VAN Service Provi-der) . 7  Enterprise Resource Planning 8 eXtensible Markup Language 9 Portable Document Format 10 Tag Image File Format

11 Risoluzione prot.360879 del 30 aprile 1986 12 Risoluzione prot.571134 del 19 luglio 1988 13 Value Added Network, ovvero operatori terzi che mettono a disposizione la propria rete interponendosi tra l’emittente ed il desti-natario, e consentendo  il colloquio tra due sistemi tra loro anche incompatibili, eventualmente riservando a ciascun cliente una di-stinta zona di memoria dei propri servers da utilizzare nei casi in cui il server del destinatario sia impegnato in altre operazioni e quindi non in grado di recepire i dati trasmessi. 14 Risoluzione Dir.Tasse n.451163 del 30 novembre 1990 15 Risoluzione prot. 360879 del 30 aprile 1986, e Risoluzione prot. 571134 del 19 luglio  1988. 16 Risoluzione n.132 del 28 maggio 1997 17 L’emissione di fatture elettroniche oltre a non contenere macroistruzioni né codici e-seguibili e prevedere l’accordo con i destinatari, a norma dell’art. 21 terzo comma del DPR 633/72  si richiede obbligatoriamente che   “L’attestazione della data, l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto della fattura elettronica sono rispettivamente garantite mediante l’apposizione su ciascuna  fattura o sul lotto di fatture del riferi-mento temporale e della firma elettronica qualificata dell’emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati che garantiscano i predetti requisiti di auten-ticità e integrità”. 18 “Le scritture e documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposi-zione dal soggetto che utilizza detti supporti” (Art.2220 terzo comma del Codice Civile). 19 “Le disposizioni di cui all’ultimo comma dell’articolo 2220 del codice civile, intro-dotto dal comma 4 del presente articolo, si applicano a tutte le scritture e i documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie. Con decreto del Ministro delle finanze sono determinate le modalità per la conservazione su supporti di immagini delle scritture e dei documenti di cui al presente comma”.(Art.7 bis nono  comma Decreto Legge del 10 giugno 1994 n.357 convertito dalla Legge 8 agosto 1994 n.489). 20 “1. Il processo di conservazione digitale di documenti e scritture analogici rilevanti ai fini tributari avviene mediante memorizzazione della relativa immagine, secondo le mo-dalita’ di cui all’art. 3, commi 1 e 2. 2. Il processo di conservazione di cui al comma 1 puo’ essere limitato a una o piu tipo-logie di documenti e scritture analogici, purche’ sia assicurato l’ordine cronologico delle registrazioni e non vi sia soluzione di continuita’ per ogni periodo di imposta. 3. Il processo di conservazione digitale di documenti analogici originali avviene secondo le modalita’ di cui al comma 1 e si conclude con l’ulteriore apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica da parte di un pubblico ufficiale per atte-stare la conformita’ di quanto memorizzato al documento d’origine. 4. La distruzione di documenti analogici, di cui e’ obbligatoria la conservazione, e’ consentita soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione digita-le”.(Art.4 del DMEF del 23 gennaio 2004). 21 Si riporta testualmente quanto contenuto nella Risoluzione n.158/E:  ”Ciò comporta che siffatto documento, carente dei requisiti per essere considerato fin dalla sua origine un documento informatico, dovrà essere materializzato su di un supporto fisico per essere considerato giuridicamente esistente ai fini delle disposizioni tributarie. La materializzazione su supporto fisico in generale e, più in particolare, la stampa su carta, sono, dunque, adempimenti ineludibili ai fini dell’esistenza stessa del documento formato tramite strumenti informatici ma carente del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata”. 22 Va rilevato che l’interpretazione contenuta nella Risoluzione n.158/E, era stata già espressa in un articolo pubblicato nel lontano 2006: “La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche ed analogiche” di U.Zanini e G.Confente, pubblicato sulla rivista tributaria L’IVA-Edizione Ipsoa, Maggio 2006. 23  Con il termine “spool”(acronimo di Simultaneous Peripheral Operations On-Line),  si in-tende  il trasferimento di una immagine informatica, su cui si dovranno svolgere in se-guito delle lavorazioni (quali formazione di nuovi documenti informatici, aggregazioni di dati, associazione ad immagini grafiche, eccetera), da un dispositivo di memorizzazione ad un altro, oppure da un’area della memoria del server (buffer)   ad un’altra area. Det-ta modalità di trasferimento avviene solitamente tramite l’ausilio delle “stampe virtua-li”, ed in pratica avviene che il set di dati che si intende trasferire viene aggregato secondo  determinate logiche prestabile, successivamente  viene prodotto lo spool, ed in-fine il sistema informativo andrà a  stampare virtualmente lo spool nell’area della memo-ria in cui si intendono trasferire il set di dati racchiusi nello spool. 24 Nell’ambito della famiglia degli spool, esistono poi gli “spool di stampa”, ed in que-sto caso i documenti vengono caricati in un’area della memoria del server (buffer)  da dove vengono inviati alla stampante  ed eliminati man mano che questa riesce a stamparli su carta. In questo modo, il buffer memorizza i dati che dovranno essere stampati su car-ta, provvedendo ad eliminarli man mano che la stampante riesce a gestirli, mentre l’operatore potrà svolgere altre attività. 25 Con il termine “sintassi”, si intende il procedimento impiegato nello schematizzare i dati e le informazioni contenute in una fattura strutturata, e la metodologia impiegata nel collegarli gli uni agli altri, in modo da costruire un unico documento riconoscibile. 26 Risoluzione 158/E del 15 giugno 2009.

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