Intervista a Chiara Cereda – Responsabile Marketing e Comunicazione Ema Cereda

Marzo 2011

Cesare Ferretti incontra Chiara Cereda – Responsabile Marketing e Comunicazione Ema Cereda

Da quanto tempo usa Metel in ambito amministrativo?

In un certo qual modo potrei affermare “da sempre”. Credo che la nostra impresa sia uno dei primi clienti di Metel. Mio padre, in particolare, ha sempre creduto nei servizi offerti da Metel e quindi abbiamo sempre seguito l’evoluzione del sistema cercando di cogliere tutte le opportunità che ci offriva sia in ambito amministrativo, sia in ambito commerciale. L’obiettivo che abbiamo perseguito e raggiunto è stato quello di far progredire la nostra organizzazione sotto molteplici punti di vista. Di recente abbiamo anche sviluppato un approccio al commercio elettronico e stiamo cercando di implementare anche l’EDI dal lato cliente.

Avete rilevato da subito dei vantaggi sul piano amministrativo?

Si, perché prima di Metel le fatture venivano caricate a mano con tutti i problemi che si possono immaginare. Con l’utilizzo di Metel siamo passati ad un automatismo di sistema che ci consente un riscontro immediato tra i nostri dati e quelli del fornitore: il vantaggio si è percepito immediatamente.

Ad esempio non c’era più da fare la spunta sulla carta e poi registrare la fattura. Ma l’utilità più concreta l’abbiamo avuta innanzitutto nel recupero di tempo-lavoro e nella diminuzione di errori.

Prima di Metel si potevano scambiare le righe, non trovare la quantità,.. oggi il sistema mette in automatico il dato del fornitore con la nostra fattura e tutto quadra. Si è ridotto almeno di un terzo il tempo dedicato alla registrazione delle fatture ma vorrei sottolineare che il vantaggio principale è la certezza del dato, il non dovere ricercare il posizionamento della riga del fornitore, il numero d’ordine, l’inserimento della bolla. Tutti i dati vengono caricati in automatico sul gestionale, il riscontro è immediato e possiamo eventualmente aprire le osservazioni/contestazione in tempo reale.

E’ cambiato qualcosa nel modo di lavorare degli addetti?

Forse nel nostro caso non è cambiato molto il tipo di lavoro amministrativo ma abbiamo acquisito senz’altro maggiore velocità e certezza dei dati e poiché il sistema di controllo è più efficiente, possiamo dedicarci ad altro, migliorando decisamente il livello di servizio alla clientela.

E per quanto concerne la fatturazione elettronica?

Siamo decisamente avanti con numeri molto elevati: circa il 80% delle fatture è inviato via mail ai nostri clienti ma non siamo ancora soddisfatti e ogni 3 mesi contattiamo tutti i clienti che hanno ancora la fatturazione via posta e cerchiamo di convincerli a passare alla fatturazione elettronica perché i vantaggi sono veramente notevoli. Un servizio molto interessante poi è quello che abbiamo deciso di offrire ai clienti più importanti, abbiamo fornito user e password per scaricare direttamente dal sito di Metel le fatture, un metodo di grande semplicità e di grande efficacia. E’ un servizio che potrebbe essere esteso anche ad altri clienti che lo desiderassero, non costa assolutamente niente e aumenta la velocità e le certezze. A chi ce lo richiederà, anche se fosse un piccolo cliente, lo forniremo.

E per quanto concerne l’archiviazione sostitutiva?

L’archiviazione sostitutiva del ciclo attivo è completa (lato clienti) mentre quella del ciclo passivo (lato fornitori) è invia di completamento, grazie alla progressiva diminuzione del nr. dei fornitori che invia le fatture solo via posta. Sono, comunque, certa che a breve, la carta dovrà scomparire, c’è ancora un 30% di fornitori che ci inviano le fattura cartacee, tendenzialmente i più piccoli oppure fornitori che non sono interessati allo sviluppo di questa piattaforma forse perché si ritengono più indipendenti.

Noi siamo molto orgogliosi della nostra diversità, però, a livello commerciale bisogna essere i migliori, quindi se non si è integrati in un sistema si rischia di perdere dei pezzi.

Ha qualche suggerimento per avere ulteriori miglioramenti in ambito amministrativo da parte di Metel?

Si, cercare di convincere tutti i fornitori ad entrare nella piattaforma. Perché se non si collabora tra di noi non si può migliorare la nostra struttura. Quindi più collaborazione sotto ogni aspetto.

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