Intervista a Massimo Arzignani, Responsabile amministrativo Disano

Marzo 2011

Cesare Ferretti incontra Massimo Arzignani, Responsabile amministrativo Disano

Si può fare una valutazione di cos’era prima e cos’è ora con Metel l’ambito amministrativo?

Mentre il rapporto tra Disano e Metel è “antico” il mio personale rapporto con il mondo Metel è iniziato poco tempo fa con la conservazione sostitutiva delle fatture. Per quanto riguarda la parte amministrativa i vantaggi sono indubbi. Cito una apparente banalità, ad esempio, c’è più spazio senza il cartaceo e lo spazio ha un valore economico. Anche se abbiamo appena iniziato possiamo vedere subito i vantaggi, la gestione on line ed una maggiore rapidità di contatto con i clienti. Abbiamo avviato il programma da 15 giorni quindi non sono ancora in grado di valutare quale potrà essere l’impatto economico sui costi di gestione.

Il percorso che portava fino alla fatturazione in ambito amministrativo era già stato utilizzato?

Si, in precedenza era già attiva la creazione e la spedizione dei documenti in formato telematico, con il tracciato standard Metel che era già stato implementato per favorire la ricezione e l’elaborazione delle fatture per i clienti.

In questo modo, il cliente può ricevere i dati delle nostre fatture e far partire immediatamente il suo processo di rifatturazione senza dover avere fisicamente in mano la fattura cartacea. Questo è qualcosa che il cliente trova molto utile e che gli consente di ridurre i tempi dei suoi processi amministrativi.

Quindi i vantaggi maggiori ce l’ha il distributore?

Assolutamente sì. Anche se adesso stiamo studiando la possibilità di far sì che lo standard Metel possa diventare anche uno standard per la fatturazione passiva, ma è solo ancora livello di studio. Il vantaggio più consistente lo ha il cliente perché si trova in ricezione un file strutturato e già decodificato ed ha la possibilità di verificare immediatamente l’integrità e la correttezza dei dati in esso contenuti. Per quanto riguarda il processo della fatturazione attiva dal nostro punto di vista, abbiamo dovuto strutturare i dati del nostro sistema informativo attenendoci allo standard Metel, così che il cliente possa gestire al meglio gli automatismi che il suo stesso sistema informativo richiede.

Invece la conservazione sostitutiva a regime che effetti stima possa portare per un’azienda come la Disano?

Sicuramente una modifica del lavoro di archiviazione. Il non aver bisogno più di carta in ufficio è un passaggio notevole. Inoltre non c’è neanche bisogno di accedere al proprio sistema informativo, perché i documenti sono depositati nei server di Metel, tutti con gli standard di sicurezza richiesti e tramite il portale Internet dedicato è possibile consultare qualsiasi documento archiviato, eventualmente scaricarlo, oppure inviarlo al cliente. È comodo quando il cliente chiama perché non ha ricevuto alcuni documenti, selezionare tutti i documenti, scaricare un unico file che li contiene tutti ed inviarli immediatamente via email, un bel risparmio di tempo. Inoltre la ricerca dei documenti on line è più rapida, non è necessario cercare il codice del cliente o la data della fattura. Nella videata di selezione dei documenti ci sono molti parametri che facilitano l’operazione.

Mi sembra di capire che può farlo anche il cliente?

Teoricamente sì. Potrebbe farlo il cliente stesso nel momento in cui fosse autorizzato ad accedere, ma in questo momento non è ancora fattibile e per il momento non è un’esigenza che i clienti ci hanno richiesto. La possibilità c’è, ma è una cosa che non abbiamo ancora studiato proprio perché siamo appena partiti.

Può valutare già qualche vantaggio nella conservazione sostitutiva?

Risparmi certamente. Avremo armadi un po’ più vuoti, quindi risparmio di spazio e di tempo, di ore archiviazione uomo. Le risme di carta che si dovevamo bucare, mettere nei raccoglitori, poi negli armadi scompariranno. Ora la persona ha del tempo da utilizzare in un lavoro più interessante. E poi certamente avremo anche un bel risparmio ecologico che è sempre un’ottima cosa.

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